Flexible Handhabung, effektive Auslastung, optimaler Kapitaleinsatz: Die Vorteile von Fahrzeugpools liegen auf der Hand. Der Verwaltungsaufwand für Fuhrparkmanager ist dabei jedoch oft nicht unerheblich. Umso besser also, wenn die richtigen (digitalen) Instrumente zur Verfügung stehen.
Nichts könnte im unternehmerischen Sinne fortschrittsfeindlicher sein als die vermeintliche Weisheit „Never change a running system“. Wer den Stillstand akzeptiert, ist schnell abgehängt. Das gilt besonders in Zeiten der Digitalisierung. Gerade wenn Fuhrparkverantwortliche einen Fahrzeugpool zu managen haben, die Flottenfahrzeuge also von mehreren Fahrzeugführern genutzt werden, sollten sie auf digitale Möglichkeiten zurückgreifen. Denn wer will heute noch analoge Fahrtenbücher führen, Fahrzeugdaten, Wartungsintervalle und Verfügbarkeiten in Schnellheftern verwalten und Fahrzeug-Reservierungen über einen Schnellklebezettel oder ein Schwarzes Brett vornehmen lassen?
Die Digitalisierung endet dabei nicht am Schreibtisch des Fuhrparkmanagers – taugliche Programme zur Verwaltung von Fahrzeugpools gibt es zuhauf. Mit den Fuhrparkmanagementsystemen FleetCARS der Volkswagen Leasing und We Connect Fleet der Volkswagen Group erhalten gewerbliche Kunden beispielsweise eine einfache digitale Lösung, ihre kleinen bis mittleren Fuhrparks effizient zu verwalten und dadurch ihren Arbeitsalltag zu erleichtern. Mit We Connect Fleet greifen Fuhrparkmanager schnell und unkompliziert im Web-Portal auf wichtige Daten zu – und Fahrer können per Connect Fleet App Belege einreichen, Schäden melden oder digital Fahrtenbuch führen. Alle profitieren. Und das Beste: We Connect Fleet ist durch eine Nachrüstlösung mit vielen Modellen anderer Hersteller kompatibel. So funktioniert intelligentes Fuhrparkmanagement heute.
Für kleinere Unternehmen kann es ebenfalls schon eine Arbeitserleichterung bringen, die Fahrzeugreservierung in einem Mail-Client wie Outlook einzupflegen. Bei großen Konzernen hingegen sollte für jeden Mitarbeiter eine Zugangskontrolle eingerichtet sein. Diese gibt Fahrzeuge beispielsweise nur dann frei, wenn die User einen gültigen Führerschein vorweisen können und/oder sie die erforderliche Fahrzeugunterweisung nach UVV-Vorschriften erhalten haben. Die Bandbreite an Möglichkeiten ist hier riesig und an nahezu alle Bedürfnisse individuell anpassbar.
Flottenmanager, die ihren Mitarbeitern Fahrzeuge via Carsharing zur Verfügung stellen wollen, empfiehlt sich eine Lösung wie der Dienst Move Car, den Volkswagen seit 1. November nutzt. Denn anders als bislang häufig üblich, bucht der Fahrer per App kein spezielles Fahrzeug, sondern einen Timeslot! Soll es ein E-Fahrzeug sein, wird in der ersten Stufe geprüft, welches Fahrzeug frei und ausreichend geladen ist. In der zweiten Stufe werden Strecke, Transportbedarf und Personenanzahl berücksichtigt. Ebenfalls clever gelöst wurde die Kommunikation zwischen Sharing-Fahrzeug und Nutzer. Diese funktioniert über Bluetooth. „Eine Internetverbindung ist nur noch notwendig, um vor Fahrtbeginn den virtuellen Schlüssel herunterzuladen und um die Fahrt zu beenden. Probleme beim Parken in Tiefgaragen gehören jetzt der Vergangenheit an“, sagt Christian Hübscher, Projektverantwortlicher für Move Car. Programmiert wurde die innovative Carsharing-Lösung im SEAT Softwareentwicklungszentrum in Barcelona. Auf Anfrage stellt SEAT diese Technologie anderen Unternehmen und externen Betreibern, sowohl öffentlichen als auch privaten, zur Verfügung.
Hygiene ist aktuell wichtiger denn je
Weniger Spielraum sollte indessen beim Thema Sauberkeit bestehen. Die Coronakrise hat verdeutlicht, wie wichtig klare Hygieneregeln sind. Gerade bei Fahrzeugen, die von vielen verschiedenen Personen genutzt werden, sollten spezielle Richtlinien in Hinblick auf Reinlichkeit gelten. Doch erfahrene Fuhrparkmanager wissen: Manche Fahrer behandeln selbst ein Poolfahrzeug, als wäre es ihr heiliges Eigentum – und pflegen es dementsprechend. Andere sehen darin vielmehr einen Gebrauchsgegenstand, in dem auch mal gegessen und geraucht werden darf. Prallen diese beiden Welten aufeinander, sind Konflikte vorprogrammiert.
Umso wichtiger ist eine sensible Kommunikation im Vorfeld. Zweifelsfrei hilft dabei ein kurzes und prägnantes Regelwerk, auf das sich alle berufen können – etwa, dass eine Desinfektion des Fahrzeugs veranlasst werden muss und Hygieneartikel wie Taschentücher unbedingt zu entfernen sind. Solche Regeln können unter anderem über Kommunikationskanäle wie Intranet oder eigene Unternehmens-Apps ausgespielt werden. Auch ein simpler Spiegelanhänger im Auto mit den aufgeführten Vorgaben sorgt im Zweifelsfall für Klarheit. Es kann obendrein helfen, die Fahrzeugrotation zu minimieren. Nutzen verschiedene Fahrer ähnliche Fahrzeuge, empfiehlt es sich, deren jeweiligen Pool einzuschränken.
Unterweisung leicht gemacht
Die Hygieneregeln sind neben Sicherheitsaspekten und einem Verhaltenskodex auch immer Teil einer obligatorischen Unterweisung für (neue) Fahrzeugführer. Dabei können Flottenmanager ebenfalls auf digitale Tools zurückgreifen, zum Beispiel auf ein Lehrvideo anstelle eines persönlichen Gesprächs. So lassen sich die Infos auch später noch einmal abrufen, die Einweisung läuft ortsunabhängig – und alle wichtigen Informationen sind übermittelt worden. Eine andere Möglichkeit, gerade wenn es thematisch weiter in die Tiefe gehen muss, bietet ein sogenanntes Firmen-Wiki. Analog der bekannten Online-Enzyklopädie wird hier eine interne digitale Wissensdatenbank aufgebaut und im Idealfall kontinuierlich mit wichtigen Infos rund um die Fahrzeugnutzung angereichert: von A wie allgemeine Fuhrparkinfos über P wie Privatnutzung bis hin zu V wie Verhalten im Schadenfall und Z wie Zustandsdokumentation. Ein solches Nachschlagewerk kann auch das Onboarding neuer Mitarbeiter beziehungsweise neuer Fuhrparknutzer erheblich vereinfachen.
Langzeitmiete für mehr Flexibilität in der Poolflotte
Dass unabhängig von Reparaturen und Wartungen stets genügend, aber eben auch nicht zu viele Fahrzeuge zur Verfügung stehen, ist ebenfalls Teil eines effizienten Fahrzeugpoolmanagements. Auch hier hat Corona die Fuhrparkleiter vor eine Mammutaufgabe gestellt. Dienstreisen waren zeitweise nicht, später nur sporadisch möglich. Noch immer schwankt der Bedarf an Fahrzeugen in vielen Unternehmen stark. So gewinnt die Option Langzeitmiete, etwa bei VW FS | Rent-a-Car, anstelle von Kauf oder Leasing zunehmend an Attraktivität. Hierbei lassen sich Fahrzeuge für Zeiträume zwischen einem Monat und einem Jahr zu festgelegten monatlichen Kosten von VW FS | Rent-a-Car mieten. Dabei müssen Geschäftskunden über die gesamte Mietdauer mit keinen versteckten Zusatzkosten rechnen, weder für die Inspektion der Mietwagen, die Kfz-Steuer oder den notwendigen Versicherungsschutz. Darüber hinaus bietet VW FS | Rent-a-Car Nutzern der Langzeitmiete ein umfangreiches Dienstleistungspaket: Sie profitiere beispielsweise von einem flächendeckenden Servicenetz bei Wartungen und Reparaturen oder dem Notfall- und Schadenmanagement der Volkswagen Leasing GmbH. Dieses Modell hilft dabei, kurzfristig und flexibel auf Veränderungen zu reagieren – auch bei befristeten Projekten oder innerhalb von Probezeiten neuer Mitarbeiter.
Ausgenommen sind vollelektrische Fahrzeuge wie zum Beispiel der ID.3*. Hybridfahrzeuge hingegen sind kompatibel. Zudem ist We Connect Fleet für die Modelle Passat, Arteon und Golf 8 mit den Modelljahren 2019 und 2020 und mit Discover Media sowie Discover Pro Infotainmentsystem zur Zeit nicht verfügbar.
*Der ID.3 Pure Performance (Stromverbrauch in kWh/100 km: kombiniert 13,8-13,1; CO2-Emission in g/km: kombiniert 0; Effizienzklasse: A+++) ist vorübergehend nicht mit einer individuellen Ausstattung bestellbar.
Stand: 30.11.2022
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