Fuhrparkkonfigurationen und Fahrzeugbestellungen können kompliziert und zeitaufwändig sein. Dass es auch anders geht, zeigt das Online-System Fleet Ordering: Mit dem praktischen Tool können Groß- und Direktkunden des Volkswagen Konzerns ihre Prozesse deutlich effizienter gestalten.

Seit dem Debüt des Online-Fahrzeugbestellsystems Fleet Ordering im Jahr 2001 erfreut sich das gleichnamige Portal bei Groß- und Direktkunden der Volkswagen AG großer Beliebtheit. Doch es ist nicht nur die lange Tradition, die Fleet Ordering zu einem Erfolg gemacht hat. Vielmehr sind es die intuitiv bedienbare Plattform und die vielfältigen Produktfeatures, die Fuhrparkverantwortliche und Dienstwagenberechtigte gleichermaßen begeistern. Seit Kurzem erstrahlt das Online-Tool nun in neuer Optik.

Was leistet Fleet Ordering?

Mit Fleet Ordering steht Fuhrparkmanagern und User Choosern ein Online-Portal zur Verfügung, dessen Funktionsumfang von der Erstellung kundenspezifischer Carpolicies über die Konfiguration bis zur direkten Platzierung der Fahrzeugbestellung in den Produktionssystemen geht.

Die wesentlichen Bausteine sind:

• Das Kundenprofil
  Alle mit den Fahrzeugherstellern vertraglich vereinbarten Konditionen sind hier zentral gespeichert. Gleiches gilt für die kundenspezifischen Carpolicies, die bei den Fahrzeugbestellungen vom System bis ins kleinste Detail Anwendung finden.

• Der Konfigurator
  Die Fahrzeugkonfiguration erfolgt auf Grundlage der individuellen Carpolicy, die für den jeweiligen Mitarbeiter im Kundenprofil abgespeichert ist. Die relevanten Fahrzeugdaten basieren auf konzerneigenen Daten und sind ebenfalls im Konfigurator hinterlegt. Fuhrparkleiter haben zudem die Möglichkeit, Standardfahrzeuge im Konfigurator anzulegen. Hier werden auch die wesentlichen Vertragskonditionen angezeigt.

• Die Bestellung
  Wird die Bestellung ausgelöst, gibt Fleet Ordering sofort eine Rückmeldung zur Baubarkeit des Fahrzeugs (tagesaktuell). Eine Zuordnung zu einer Liefergemeinschaft ist in diesem Prozessschritt ebenfalls möglich. Der Genehmigungs-Workflow erfolgt je Kunde.

• Die Integration und das Reporting
  Die Webanwendung ermöglicht es, allen Prozessbeteiligten jederzeit die Bestellungen aufzurufen und sich sowohl über ausgewählte Status zu informieren als auch eine Historie anzeigen zu lassen.

Erklären die Vorteile von Fleet Ordering: Stephanie Müller, Product Owner Fleet Ordering und Florian Pingoud, Head Business Development Group Fleet IT Systems.

Mit wenigen Klicks
zum Dienstwagen

Doch nun zur Praxis: Wie läuft ein Bestellprozess ab? Was passiert im Hintergrund? Nachdem der Fuhrparkleiter den Mitarbeiter in Fleet Ordering angelegt hat (siehe Baustein „Kundenprofil“), meldet sich dieser über das Webportal mit wenigen Klicks an. Anschließend kann er seinen individuellen Dienstwagen gemäß den Vorgaben der unternehmenseigenen Carpolicy konfigurieren und auch mehrere konfigurierte Fahrzeuge vergleichen. Und das für die Marken Volkswagen Pkw, Volkswagen Nutzfahrzeuge, Audi und Skoda – natürlich nur soweit die Carpolicy das zulässt! Nachdem der Mitarbeiter seine Wahl getroffen hat, erhält der Fuhrparkleiter die Fahrzeuganfrage via Fleet Ordering, überprüft diese und segnet sie ab. Daraufhin wird die Bestellung unmittelbar an den zuständigen Händler und anschließend an die Produktionsstätte weitergeleitet. Diese reibungslose Abwicklung eliminiert Verzögerungen und etwaige Übertragungsfehler zwischen den beteiligten Instanzen und basiert stets auf den aktuellen Fahrzeug- und Produktionsdaten. Der Fuhrparkleiter wiederum erhält eine Auftragsbestätigung sowie die Rechnung.

Welche Rolle hat der Fuhrparkleiter?

Die Aufgaben des Fuhrparkleiters im Rahmen der Nutzung von Fleet Ordering beschränken sich ebenfalls auf wenige Klicks. So muss er etwa nur einmal für die dienstwagenberechtigten Mitarbeiter Profile im System anlegen. Selbiges gilt für die Carpolicies. Diese können zusammen mit dem Handel oder dem Supportteam von Fleet Ordering erstellt und Nutzergruppen zugewiesen werden. Damit wird sichergestellt, dass jede von einem Mitarbeiter erstellte Fahrzeugkonfiguration immer zu 100 Prozent mit den Carpolicies und Baubarkeitsregeln konform gehen.

Das große Plus für den Fuhrparkleiter liegt zweifelsohne im Entfall der bisherigen, zahlreichen manuellen Prozesse. So muss er weder die Berechtigung eines Mitarbeiters für einen Dienstwagen bei Bestellungen prüfen noch jede Carpolicy auf neue/aktualisierte Fahrzeuge und Ausstattungen anpassen. Ebenso wenig kann der Dienstwagenberechtigte für seine Bestellung Endkundenkonfigurationen nutzen, die nicht der Carpolicy entsprechen. Das Risiko von Baubarkeits- und/oder Carpolicy-Konflikten geht somit gegen Null.

Und das Beste zum Schluss

Fleet Ordering ist kostenlos und mehrsprachig verfügbar. Eine Anbindung an kundenseitige IT-Systeme ist ebenfalls möglich und langjährig bestens erprobt. Last but not least ist es seit kurzem möglich, sich auch mit ONE Business ID bei Fleet Ordering einzuloggen. Worauf also noch warten? Für die Einrichtung eines Testzugangs genügt eine kurze E-Mail-Anfrage.

„Die Fleet Ordering Plattform bietet mit seinem Multi-Brand Konfigurator die perfekte Basis zur Auswahl der Dienstfahrzeuge unserer Kunden und erleichtert den Mitarbeitenden die Auswahl des neuen Fahrzeuges. Mit dem neuen Design wird die User-Experience noch einmal angehoben. Als Fleet Services haben wir zudem die Möglichkeit die Carpolicies der Kunden individuell anzulegen, zu bearbeiten und den Kunden zur Verfügung zu stellen.“

„Fleet-Ordering ist für uns ein hervorragendes und einmaliges Tool, um den Konfigurations- und Bestellprozess effizient zu managen.“