Schnell, unkompliziert, transparent und via Chat – voya wickelt Geschäftsreisen vollständig digital ab. Davon profitieren Beschäftigte ebenso wie das Unternehmen selbst.

Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen mittlerweile wieder zum Daily Business. Ohne firmeninternes Travel-Management kann das Planen, Buchen, Abrechnen etc. allerdings schnell zur Mammutaufgabe verkommen, die nicht nur wertvolle Ressourcen beansprucht; zugleich will die Zufriedenheit der Beschäftigten gewahrt werden. Eine verpasste Mietwagenreservierung oder ein gebuchtes Hotel, das nicht den Erwartungen entspricht, will sich schließlich kein Travel Manager gerne auf die Fahnen schreiben.

Wie das Ganze in Zeiten von Digitalisierung und Künstlicher Intelligenz deutlich besser funktioniert, zeigt nun voya – eine Online-Buchungsplattform inklusive vollintegriertem Reisebüro-Service.¹⁾

Dienstreise via Chat buchen

Mit voya können Beschäftigte Geschäftsreisen ganz einfach via App oder Website buchen, managen und abrechnen. Der Clou dabei: Die komplette Reiseabwicklung lässt sich via Online-Chat erledigen. Schreibt der Mitarbeiter respektive die Mitarbeiterin beispielsweise „Ich brauche morgen ein Hotel in Berlin“, erhält er oder sie in der Regel binnen weniger als einer Minute eine entsprechende Hotelauswahl. Die Reiseagenten und -agentinnen von voya berücksichtigen dabei bereits die Reiserichtlinien und Budgetvorgaben der Anfragenden beziehungsweise des jeweiligen Unternehmens. Das passende Hotel ist dann mit einem Klick reserviert. Nach dem gleichen Prinzip lassen sich natürlich auch Bahnverbindungen, Flüge und Mietwagen buchen. Alle Buchungsdetails werden dabei automatisch in die Reisekostenabrechnung übernommen – und auch Belege von selbstverauslagten Kosten können die User mobil erfassen und komfortabel übermitteln. Außerdem praktisch: Neben der eigenen Reise haben Beschäftigte die Möglichkeit, gleich Leistungen für bis zu fünf Kolleginnen und Kollegen mit anzufragen und zu buchen. Und sollte doch einmal etwas dazwischenkommen und muss eine Reise beispielsweise abgesagt werden, genügt auch in diesem Fall wieder eine Chatnachricht à la: „Bitte alle meine Reisen für diese Woche stornieren.“ Einfacher geht es kaum …

Zentrales Travel-Management

Die prozessuale Abwicklung der Geschäftsreisen wird zentral über das Travel-Management-System von voya gemanagt. Die Reiseprofis kümmern sich vom Richtlinienmanagement über die Buchung bis hin zur Abrechnung und somit um alle erforderlichen Prozesse des Reisemanagements. Innerhalb dieses Systems wird auch ein umfangreiche Travel-Reporting in Echtzeit erstellt. In dieser Management Summary sehen Unternehmen auf einen Blick, welche Hotels beispielsweise am häufigsten gebucht werden und können eventuell bessere Konditionen mit diesen Unterkünften verhandeln. Unterm Strich kann aus der einstigen Mammutaufgabe Travel-Management dank voya also ein in vielen Fällen ein sehr effizienter Selbstläufer werden.