27. Februar 2026

Poolfahrzeuge gelten für viele Unternehmen als flexible, kosteneffiziente Alternative zu personengebundenen Dienstwagen. Dürfen Beschäftigte die Firmen-Pkw allerdings auch privat nutzen, sollten Flottenverantwortliche unbedingt einige Punkte beachten.

Darf das Poolfahrzeug für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte genutzt werden¹⁾, sind bei der pauschalen Nutzungswertmethode zusätzlich je Poolfahrzeug monatlich pauschal 0,03 Prozent des Bruttolistenpreises zu berechnen und diese Werte je Poolfahrzeug miteinander zu addieren. Der sich danach ergebende Betrag wird auf die nutzungsberechtigten Mitarbeiter verteilt. Der sich wiederum danach ergebende Betrag je nutzungsberechtigen Mitarbeiter wird mit den individuellen Entfernungskilometern zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte multipliziert. Macht man sich die Mühe, seine monatlichen tatsächlichen Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte einzeln zu dokumentieren, kann der Beschäftigte bei wenigen monatlichen Fahrten finanziell profitieren, da der Bruttolistenpreis je Poolfahrzeug mit 0,002 % multipliziert wird. Die sich danach ergebenen Beträge der Poolfahrzeuge werden aufsummiert und auf die Anzahl der nutzungsberechtigten Mitarbeiter aufgeteilt. Der sich danach ergebende Betrag wird je Mitarbeiter mit der individuellen Anzahl der monatlichen Fahrten sowie der einfachen Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte multipliziert und der Lohnversteuerung unterworfen.

Eine gerechtere – und ggf. günstigere – Alternative bildet das Fahrtenbuch. Hier wird jede Fahrt einem Nutzer zugeordnet. Der geldwerte Vorteil bemisst sich grundsätzlich nach dem Anteil an den Gesamtkosten des Fahrzeuges, der dem Verhältnis der privat verfahrenen Kilometer (dazu gehören u. a. auch die Fahrten von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte) des jeweiligen Nutzungsberechtigten zur Gesamtfahrtstrecke des Poolfahrzeuges entspricht (siehe hierzu: Lohnsteuerrichtlinie 8.1 Abs. 9 Nr. 2). Wer wenig privat fährt, könnte unter Anwendung der Fahrtenbuchmethode einen geringeren lohnsteuerlichen geldwerten Vorteil zugerechnet bekommen, als bei der Pauschalwertmethode. Wer gar nicht privat fährt, versteuert im Rahmen der Fahrtenbuchmethode grundsätzlich keinen geldwerten Vorteil. Klar erfordert das Führen eines steuerlich ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ein gewisses Maß an Disziplin, da jede einzelne Fahrt erfasst werden muss; allerdings können digitale, manipulationssichere (!) Fahrtenbücher eine Menge Arbeit sparen.

Bei der Überlassung eines Einsatzfahrzeugs während Bereitschaftszeiten (z. B. bei der Feuerwehr) entsteht in der Regel kein lohnsteuerpflichtiger geldwerter Vorteil, wenn das betriebliche Interesse bzw. die notwendige uneingeschränkte Einsatzbereitschaft dem privaten Vorteil, das Fahrzeug in dieser Zeit auch zwangsweise privat nutzen zu dürfen, überwiegt (siehe hierzu: BFH-Beschluss vom 19.04.2021, VI R 43/18, BStBl 2021 II S. 605). Ob in solchen Sonderfällen tatsächlich kein geldwerter Vorteil entsteht, ist jedoch im Einzelfall zu prüfen.

Poolfahrzeuge können wirtschaftlich sinnvoll sein, erfordern aber klare Regeln. Wer Privatfahrten erlaubt, sollte vorab für sich als Arbeitgeber entscheiden, welche Versteuerungsmethode – vor allem in Anbetracht der unterschiedlich hoch aufwändigen Aufzeichnungspflichten – angewandt werden soll. Dem einzelnen Mitarbeiter steht es im Rahmen seiner privaten Einkommensteuererklärung offen, den Wechsel auf eine andere Bewertungsmethode für das Kalenderjahr zu beantragen.